Case Study: V.V.T.I.V. Beroepsvereniging

De Klant

De V.V.T.I.V. (Vlaamse Vereniging van Therapeuten in de Interactionele Vormgeving) is de beroepsvereniging die therapeuten in deze specifieke stroming verenigt, ondersteunt en vertegenwoordigt.

De Uitdaging

De vereniging kampte met een zeer hoge administratieve druk door een veelheid aan manuele processen. Het beheer van leden, het opvolgen van jaarlijkse lidmaatschapsvernieuwingen (inclusief herinneringen sturen, betalingen verwerken), het manueel aanmaken en versturen van facturen en lidmaatschapscertificaten, en het bijhouden van ledengegevens was extreem tijdrovend en foutgevoelig. Dit beperkte de capaciteit van de vereniging om zich te focussen op haar kerntaken, zoals belangenbehartiging en professionele ontwikkeling van haar leden.

De ExtraExpertise Aanpak

ExtraExpertise voerde een grondige analyse uit van de bestaande workflows en de specifieke noden van de vereniging. Al snel werd duidelijk dat standaard softwarepakketten niet voldeden en dat losse aanpassingen of freelancers de kern van het probleem – het gebrek aan integratie en automatisering – niet zouden oplossen. Gezien de repetitieve aard van de taken, de nood aan accuraatheid (bv. bij certificaten) en de wens om de leden een moderne ervaring te bieden, adviseerden wij de ontwikkeling van een *op maat gemaakt digitaal platform*. Dit was de enige manier om de vereiste mate van automatisering en specifieke functionaliteiten te realiseren.

De Oplossing

In samenwerking met een geselecteerde ontwikkelpartner werd een geïntegreerd webplatform op maat gebouwd. Dit platform omvat onder meer:

• Een Ledenportaal: Leden kunnen zelf hun gegevens beheren, documenten raadplegen en hun lidmaatschap vernieuwen.
• Automatisering van Hernieuwingen: Automatische herinneringen, online betalingsmogelijkheden en statusupdates voor lidmaatschappen.
• Automatische Documentgeneratie: Het systeem genereert automatisch facturen na betaling en maakt gepersonaliseerde lidmaatschapscertificaten aan die beschikbaar zijn in het portaal.
• Gecentraliseerd Beheer: Een administratieve backend voor de vereniging om leden te beheren, communicatie te sturen en overzichten te genereren.

Resultaten

• Drastische vermindering van manueel administratief werk, resulterend in significante tijdsbesparing voor de medewerkers van V.V.T.I.V.
• Verhoogde nauwkeurigheid en minder fouten in ledenbeheer en documentatie.
• Verbeterde en professionelere service-ervaring voor de leden via het self-service portaal.
• Meer beschikbare tijd en middelen voor de kerntaken en strategische doelstellingen van de vereniging.
• Een schaalbare oplossing die toekomstige groei van de vereniging ondersteunt.

Gebruikte Technologie & Expertise

Custom Web Development (bv. PHP/Laravel, Python/Django, of .NET), Database Design & Management, Workflow Automation, API Integraties (bv. voor betalingen), User Interface (UI) / User Experience (UX) Design, Requirements Analysis, Project Management.